Diseño PowerPoint: cómo hacer de la presentación de tu empresa un sistema
By Liz de Redacción
Jueves a la noche. El deck del comité del viernes tiene tres versiones dando vueltas por mail, dos tipografías y gráficos con colores distintos según quién armó cada parte. Cada uno copió la diapositiva que tenía más a mano. En una fintech, un banco o una administradora de fondos donde diez personas tocan presentaciones todos los meses (el comité y la actualización a inversores, como mínimo), el diseño PowerPoint se rompe en el armado de cada mes, y lo paga alguien que pasa la noche alineando cajas de texto con los números todavía sin revisar. Eso se arregla una vez, adentro del archivo, con un sistema que el equipo usa sin pensarlo.
El diseño de presentaciones que se repiten empieza en el patrón de diapositivas
El patrón de diapositivas es la capa de PowerPoint donde viven la tipografía, los colores, el logo y la posición de cada elemento. Lo que cambiás ahí se refleja en todas las diapositivas que se apoyan en él. Un logo pegado a mano en cada diapositiva se corrige de a una, y en un deck de cuarenta páginas eso es la noche del jueves.
Conviene editar el patrón y sus diseños antes de crear diapositivas; si lo tocás después, las que ya existen hay que volver a asignarlas al diseño para que tomen el cambio. El deck del mes arranca desde una plantilla, el archivo .potx, que guarda el patrón y su conjunto de diseños y se crea desde Archivo > Guardar como > Plantilla de PowerPoint.
En Presentaciones de Google la pieza equivalente es el tema, que agrupa colores, fuentes, fondo y diseños, y se edita desde Diapositiva > Editar tema.
En un deck financiero hay otra ventaja: lo que está en el patrón (el logo, el número de página, la leyenda legal) no se borra por accidente desde la vista normal, donde trabaja todo el mundo. Si un banco promueve o coloca un fondo común de inversión, la CNV pide que el material de promoción aclare que las inversiones en cuotas del fondo no constituyen depósitos en esa entidad. Esa leyenda va en el patrón de las diapositivas comerciales del fondo, donde nadie la borra al apurarse.
Cuándo no: si la presentación se hace una sola vez, para un evento, y la arma una persona, construir el patrón cuesta más de lo que ahorra.
El diseño de diapositivas se resuelve con un catálogo de diez tipos
Una presentación de comité o de inversores repite las mismas estructuras todos los meses. Cuando cada una existe como diseño con nombre adentro del patrón, quien arma la presentación elige "Conclusión con gráfico" desde el menú Diseño y escribe encima.
| Diseño | Para qué |
|---|---|
| Portada | Nombre, fecha, área |
| Agenda | Los temas en orden |
| Separador | Abre cada sección |
| Conclusión con gráfico | Un mensaje, un gráfico |
| Conclusión con tabla | Datos que se comparan |
| Cifra destacada | Un indicador clave |
| Dos columnas | Antes y después, A contra B |
| Cronograma | Hitos y fechas |
| Decisión pedida | Lo que se aprueba hoy |
| Anexo | Tablas densas de respaldo |
La de decisión pedida dice qué se vota y con qué alternativas. Con ella en el catálogo, cada comité termina con algo aprobado o rechazado por escrito.
Usar los diseños del patrón también ordena la lectura para quien usa un lector de pantalla, porque mantienen el orden de los elementos que un cuadro pegado a mano rompe.
Si alguien arma la misma estructura a mano dos meses seguidos, esa estructura se suma al catálogo.
Cuándo no: un catálogo de treinta diseños nadie lo recorre. Si un tipo aparece una vez al año, se arma sobre uno de los diez.
El título de cada diapositiva dice la conclusión y el cuerpo la prueba
"Morosidad pyme, julio" nombra un tema. "La morosidad pyme bajó por tercer mes seguido" le dice al comité qué mirar, y el gráfico de abajo lo demuestra. Si alguien lee sólo los títulos en orden, tiene que entender la presentación entera.
Cada diapositiva lleva un título propio, distinto de los demás. Además de ordenar el argumento, es lo que permite navegar el deck con un lector de pantalla y encontrar una página en un PDF de sesenta.
El tamaño de letra tiene piso: 18 puntos o más, con una tipografía sin serifa como Arial o Calibri, y aire alrededor. Si un texto sólo entra en 12 puntos, sobra texto o falta una diapositiva.
Cuándo no: la portada, los separadores y el anexo llevan título descriptivo, porque ahí no hay conclusión que afirmar. El anexo de tablas puede bajar de 18 puntos; lo que no se negocia ahí es el contraste de 4,5 a 1.
Cada gráfico lleva un solo mensaje y se entiende sin depender del color
En un deck financiero el gráfico carga el argumento, y cuando trae seis series nadie sabe cuál mirar. La regla: una serie protagonista en el color principal de la marca, el resto en gris, y la etiqueta escrita al lado de cada línea, para que nadie tenga que ir y volver a una leyenda.
El color no puede ser el único medio para leer un dato. El rojo para pérdidas y el verde para ganancias no le dicen nada a quien no distingue esos colores, ni a una impresión en blanco y negro. Con el signo y el número escritos, el dato se lee igual. Las partes del gráfico que hacen falta para entenderlo (una línea, una porción de torta) necesitan un contraste de 3 a 1 contra los colores que tienen al lado.
El sistema fija esto antes de que alguien abra Excel: el orden de la paleta de gráficos (qué color va primero, cuál para la referencia, cuál para el presupuesto), el gris de las series secundarias y dónde va la fuente del dato.
Cuándo no: el anexo que pide auditoría o el regulador muestra todas las series sin jerarquía. Ahí va una tabla.
El contraste se mide: 4,5 a 1 en la letra chica y 3 a 1 desde 18 puntos
El texto común necesita una relación de contraste de al menos 4,5 a 1 contra su fondo. En un deck financiero eso incluye las notas al pie y las leyendas legales, como la de la CNV en un fondo común, que son justamente las que se escriben chicas y en gris claro. A partir de 18 puntos, o 14 en negrita, alcanza con 3 a 1.
Esto se decide en la paleta, una sola vez. Cada color de marca entra al sistema con los pares texto y fondo que pasan el número y con su uso permitido. El celeste corporativo que no llega a 4,5 contra blanco queda para fondos grandes y títulos de más de 18 puntos, y nunca para la letra chica.
Lo demás de la lista de accesibilidad también entra al sistema: texto alternativo en imágenes que tienen información, tablas con fila de encabezado y sin celdas combinadas ni divididas, y el Comprobador de accesibilidad de PowerPoint como paso antes de mandar el archivo.
Cuándo no: el logotipo y el texto puramente decorativo, el que no transmite información, quedan fuera de la regla. El resto del texto, letra chica legal incluida, cumple el número.
La tipografía de marca viaja incrustada o con una sustituta escrita
Si quien abre el archivo no tiene instalada la tipografía de marca, PowerPoint la reemplaza y el diseño se corre: títulos que saltan a dos líneas, tablas que se desarman. Pasa cada vez que el deck sale de tu equipo hacia un inversor o el directorio.
Hay dos salidas. La primera es incrustar las fuentes en el archivo, desde Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo. Si otras personas van a editar, elegí la opción de incrustar todos los caracteres. Dos límites: no todas las tipografías permiten incrustarse (depende de su licencia), y las fuentes grandes suman peso a un archivo que muchas veces viaja por mail.
La segunda es definir por escrito una sustituta para cuando la licencia no deja incrustar la de marca, o para cuando el equipo arma la presentación en Presentaciones de Google y la tipografía de marca no figura entre las que ofrece. La sustituta se elige con el mismo ancho aproximado para que los textos no cambien de largo.
Cuándo no: si tu marca ya usa una tipografía de sistema como Arial o Calibri, no hay nada que incrustar.
La plantilla es una sola, tiene dueño y lleva número de versión
El sistema se cae el día que circulan dos plantillas. Hay una sola, en un lugar que todos ven y nadie edita, con una persona dueña de los cambios y un número de versión en el nombre del archivo.
Si la empresa trabaja con Microsoft 365, un administrador de SharePoint puede convertir una biblioteca en la biblioteca de recursos de la organización. Las plantillas .potx que se suben ahí aparecen en una pestaña con el nombre de la empresa cuando alguien crea un archivo nuevo en PowerPoint de escritorio, y la primera vez pueden tardar hasta 24 horas en aparecer. En PowerPoint para la web hace falta una licencia Office 365 E3 o E5. Sin eso, sirve una carpeta compartida de sólo lectura con el .potx y su versión, siempre que nadie guarde una copia propia en su computadora.
Cada versión nueva lleva una línea de qué cambió. El deck del mes siguiente arranca de la nueva, y la anterior se archiva.
Cuándo no: si las presentaciones las arman dos personas, una carpeta compartida y un acuerdo de palabra alcanzan.
Diez preguntas de sí o no dicen si el diseño PowerPoint de tu empresa ya es un sistema
Abrí el deck del último comité o de la última actualización a inversores y contestá con sí o no:
- ¿El logo, la tipografía y los colores están en el patrón, o pegados en cada diapositiva?
- ¿Cada diapositiva usa un diseño con nombre del catálogo, o hay cuadros de texto sueltos?
- ¿Cada título dice una conclusión y es distinto de los demás?
- ¿Ningún texto baja de 18 puntos fuera de las notas al pie, las leyendas legales y el anexo?
- ¿Los pares de texto y fondo pasan 4,5 a 1, o 3 a 1 desde 18 puntos?
- ¿Los gráficos se entienden impresos en blanco y negro?
- ¿Las tablas tienen fila de encabezado y ninguna celda combinada?
- ¿Las imágenes con información tienen texto alternativo?
- ¿El archivo se ve igual en una computadora sin la tipografía de marca?
- ¿Sabés quién es dueño de la plantilla y qué versión usa este deck?
Las preguntas 1 y 2 deciden todo lo demás. Si alguna de esas dos da no, no hay sistema, y cualquier arreglo en las otras ocho dura hasta el próximo copiar y pegar. Si las dos dan sí, lo que falla se corrige en el patrón y queda corregido para todos.
Al diseñador de presentaciones se le piden entregables que se puedan revisar
Una plantilla de catálogo resuelve la portada y una paleta. Tus diseños de comité, tus reglas de gráfico, tus pares de contraste y la versión los tenés que armar igual. Cuando el volumen justifica encargar el sistema, el pedido se escribe con entregables que puedas abrir y comprobar:
| Entregable | Cómo lo revisás |
|---|---|
| Plantilla .potx o tema | Abre con patrón y diseños con nombre |
| Catálogo de diseños | Uno por tipo de diapositiva real |
| Paleta con pares | Contraste medido en cada par |
| Estilo de gráficos | Serie principal y grises definidos |
| Tipografía y sustituta | Licencia de incrustación aclarada |
| Deck de muestra | Tu último comité rearmado |
| Guía de uso | Una página: qué diseño para qué |
| Archivos editables | Titularidad aclarada por escrito |
El deck de muestra es lo primero que conviene revisar: si tu presentación real no entra en la plantilla sin forzarla, el sistema se diseñó para otro deck. Y si todavía no tenés las reglas de marca escritas, el manual de marca va antes que la plantilla, porque el patrón aplica reglas que ya tienen que existir.
Zil Design hace el trabajo editorial de memorias, reportes anuales, informes y presentaciones extensas, y lo apoya en la grilla y la jerarquía tipográfica, para que la edición siguiente se arme sobre una estructura que ya funciona. Entre las marcas que muestra como clientes están Nu, MMG Bank, Advantia, Quantia y Net Value. Si tu equipo produce presentaciones todo el mes, Zil Design puede diseñar el sistema sobre esa grilla.
Cuándo no: si el deck lo arma una sola persona cuatro veces por año, con un patrón bien armado desde el principio alcanza y no hace falta encargar nada.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el patrón de diapositivas en PowerPoint?
Es la capa de PowerPoint que define tipografía, colores, logo y diseños para toda la presentación. Ahí van los elementos que se repiten en cada página y que nadie tendría que mover: el logo, el número de página, la leyenda legal. Conviene armarlo antes de crear diapositivas, porque las que ya existen hay que volver a asignarlas al diseño para que tomen los cambios.
¿Cuántos diseños de diapositivas necesita una plantilla corporativa?
Los que tu presentación real repite. Una de comité o de inversores se arma con diez: portada, agenda, separador, conclusión con gráfico, conclusión con tabla, cifra destacada, dos columnas, cronograma, decisión pedida y anexo. Si una estructura se arma a mano dos meses seguidos, se suma.
¿Conviene PowerPoint o Presentaciones de Google para la plantilla de la empresa?
La herramienta donde tu equipo edita de verdad. PowerPoint guarda el sistema en un archivo .potx y, con Microsoft 365, lo publica en SharePoint para toda la organización. Presentaciones de Google lo guarda en el tema: colores, fuentes, fondo y diseños. Mantener las dos versiones duplica el trabajo del dueño de la plantilla.
¿Qué tamaño de letra usar en una presentación?
18 puntos o más, con una tipografía sin serifa. Con ese tamaño, el contraste mínimo contra el fondo es de 3 a 1; para la letra más chica, como notas al pie y leyendas legales, sube a 4,5 a 1.
¿Cuánto cobra un diseñador de presentaciones?
El precio se arma con lo que entrega: la cantidad de diseños del catálogo, si incluye reglas de gráficos y pares de contraste medidos, si rearma un deck real como muestra, si entrega la plantilla en PowerPoint y en Presentaciones de Google, y si suma una sesión con el equipo que la va a usar. Pedí la cotización con la tabla de entregables de arriba para que todas las propuestas coticen lo mismo.
El lunes alcanza con el último deck y las diez preguntas
Abrí el último deck que se presentó, contestá las diez preguntas y contá cuántas estructuras de diapositiva se repiten. Si las preguntas 1 y 2 dan no, el próximo comité se arma sobre un patrón nuevo, hecho por tu equipo o encargado con la tabla de entregables. Si dan sí, lo que falta es nombrar al dueño de la plantilla y ponerle número de versión esta misma semana.